فهرست‌نویسی ۱۰۰ هزار سند مرتبط با حضرت معصومه(س) در مرکز اسناد حرم مطهر

به گزارش خبرگزاری برنا از قم، مرکز اسناد حرم مطهر بانوی کرامت با دارا بودن بیش از یک میلیون سند مرتبط با حضرت معصومه سلام الله علیها و حرم مطهر ایشان از مهمترین مراکزی است که برای شناخت هر چه بیشتر شخصیت والای حضرت معصومه سلام الله علیها و تاریخ، فرهنگ و رسومی که به واسطه این حضرت در قم شکل گرفته است می تواند مورد استفاده پژوهشگران و علاقه مندان قرار بگیرد.

از این رو مطالعه این حجم از اسناد نیاز به دسته بندی و سازماندهی دارد که در مراکز اسناد به آن فهرست نویسی می گویند که برای آشنایی بیشتر با روند فهرست نویسی در مرکز اسناد حرم مطهر حضرت معصومه سلام الله علیها گفت و گویی را با حجت الاسلام والمسلمین محمد نظری مسئول مرکز اسناد حرم مطهر بانوی کرامت داشته‌ایم که در ادامه می‌خوانیم.

با سلام خدمت حضرتعالی ضمن توضیح مختصر تقسیم بندی اسناد چه فعالیت‌هایی بر روی هر سند انجام می شود؟  

با عرض سلام به شما و مخاطبان بر اساس تقسیم بندی که در ارتباط با اسناد وجود دارد اسناد به سه دسته اصلی تقسیم می‌شوند که عبارت از اسناد مکتوب، اسناد دیداری و اسناد شنیداری هستند.

اسناد مکتوب شامل همه اسنادی است که به صورت اوراق و مکتوباتی از گذشته و حال در اختیار باشد و محتواهای ارزشمندی را در خود داشته باشند، اسناد دیداری شامل همه اسنادی است که در قالب تصاویر و یا فیلم‌ها وجود دارند و اسناد شنیداری نیز فایل‌های صوتی است که در آن محتواهای ارزشمندی وجود داشته باشند.

وظیفه مراکز اسنادی به خصوص در مرکز اسناد حرم این است که در این سه زمینه اطلاعات را تنظیم و به نرم افزار بزرگی که در حکم بانک بزرگ اطلاعاتی می‌باشد ساماندهی کنند تا مراجعه به این اسناد برای پژوهشگران و افرادی که نیاز به این اسناد دارند آسان شود که برای این هدف از فهرست نویسی استفاده می شود.

فهرست نویسی چه مراحلی دارد؟

در فهرست‌نویسی همه اسناد مطالعه، شنیده و یا دیده می‌شود و اطلاعات مختلفی برداشت و در کاربرگ‌هایی که به همین منظور تنظیم شده یادداشت و برای انتقال به بانک اطلاعات دسته‌بندی می‌شود.

کاربرگ‌ها از دو قسمت اصلی تشکیل شده که قسمت اول مشخصات فیزیکی اسناد از قبیل ابعاد سند، تعداد اسناد، خط سند و سایر ویژگی‌های ظاهری و قسمت دوم مربوط به منبع اصلی اسناد است که شامل تاریخ اسناد، عنوان سند، موضوع سند، چکیده سند و کلمات کلیدی سند در این بخش درج می‌شود.

مراد ما از سند هر چیزی است که ارزش اطلاعاتی داشته باشد و ممکن است این چیز یک برگ کاغذ باشد و ممکن است یک پوشه و یا پرونده ای باشد که مجموعا از صدها برگ اطلاعات تشکیل شده ولی در حکم یک سند باشد که فهرست نویس باید در قالب چند خط تمام این اسناد را مطالعه و اطلاعات آن را به بانک اطلاعات منتقل کند.

در ارتباط با اسناد دیداری نیز می بایست تمام افراد و اشخاصی که در تصاویر هستند شناسایی و زمان، مکان و حاشیه های تصاویر را در کاربرگ مرقوم کنند.

در ارتباط با اسناد شنیداری نیز تمام فایل‌های صوتی در ابتدا نوشته شده و بعد خلاصه گیری شده و آن فایل صوتی در ۱۵ محور تنظیم و به عنوان سند مورد مطالعه قرار می گیرد؛ بنابراین کلیدواژه های متعددی از این فایل صوتی باید نوشته شود که در زمان مراجعه بتوان به مطالب آن دست پیدا کرد بنابراین در فهرست نویسی اسناد شنیداری باید دقیقه ای که مسأله خاص که در قالب کلیدواژه معلوم شده نیز مشخص شود.

یکی از مهمترین کارهایی که در مرکز اسناد حرم مطهر حضرت معصومه سلام الله علیها انجام می شود فهرست نویسی اسناد شنیداری است و همچنین در ارتباط با اسناد دیداری کنار هر تصویر و یا هر آلبوم عکس یک شرح مفصل از آن قطعه عکس وجود دارد که بیننده با دیدن هر تصویر اطلاعات ارزشمند دیگری را دریافت خواهد کرد.

بعد از فهرست نویسی چه اقداماتی انجام می شود؟

بعد از فهرست نویسی اسناد مکتوب و دیداری تصویر برداری می‌شود و تصویر آن برای بانک اطلاعات ارسال می‌شود که در بانک اطلاعاتی برای بری هر سند یک عنوان مشخص می شود و این عناوین به صورت خلاصه برای اینکه محققین راحت تر به مقصود خود نزدیک شوند در ده موضوع تنظیم می شود.

عناوین موضوعات ده گانه مرکز اسناد عبارت از اسناد مالی، اسناد اداری، اسناد فنی و مهندسی، اسناد تحولات عمرانی و ساختمانی، اسناد فرهنگی و هنری، اسناد مؤسسات تابعه حرم، اسناد نفیس، اسناد دیداری ، اسناد شنیداری و اسناد املاک و موقوفات می شود که مجموع فهرست نویسی های انجام شده تا کنون در ده جلد به چاپ رسیده و با مراجعه حضوری قابل استفاده است و همچنین به صورت الکترونیکی نیز علاقه مندان می توانند از آن استفاده کنند.

در حال حاضر چند سند در مرکز اسناد وجود دارد و چه تعداد از این اسناد فهرست نویسی شده است؟

در حال حاضر ۱ میلیون سند در اختیار مرکز اسناد حرم است و پیشبینی می شود که تا ۳ میلیون سند در دفاتر آستان و خارج از آستان وجود داشته باشد و ارتباط گیری های لازم انجام شده که اسناد از خارج از آستان به این مرکز انتقال داده شود و تا کنون با رایزنی هایی که انجام شده بیش از ۱۰ هزار سند از مرکز اسناد ملی و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی به مرکز اسناد حرم مطهر منتقل شده و این روند همچنان ادامه دارد.

از مجموع اسناد موجود در مرکز اسناد حرم مطهر تا کنون در مدت ده سال اخیر حدود ۱۰۰ هزار سند فهرست نویسی شده که این فرایند در حال حاضر همچنان درحال انجام است.